Marmara ve Boğazları Belediyeler Birliği tarafından, Örnek Belediyecilik Projeleri Yarışması “İyi yönetişim” alanında İBB’nin ‘Toplantı Takip Sistemi ve Performans Yönetim Sistemi’ adlı projesine verilen jüri özel ödülü Büyükşehir Belediye Başkanı Kadir Topbaş’a takdim edildi.
Marmara ve Boğazları Belediyeler Birliği tarafından, Örnek Belediyecilik Projeleri Yarışması “İyi yönetişim” alanında İBB’nin ‘Toplantı Takip Sistemi ve Performans Yönetim Sistemi’ adlı projesine verilen jüri (Jüri: Feyzullah Kıyıklık Başkanlığında, 4 öğretim üyesinden oluşuyor) özel ödülü Büyükşehir Belediye Başkanı Kadir Topbaş’a takdim edildi.
1975 yılında kurulmuş olan, Türkiye’nin ilk ve bölgesel ölçekte en kapsamlı belediyeler birliği olan Marmara ve Boğazları Belediyeler Birliği’nin 2008 Yılı Ödül Töreni İstanbul Radisson SAS Otel’i Toplantı Salonu’nda 30 Nisan 2008 Çarşamba günü yapıldı.
Projenin koordinatörü Yrd. Doç. Dr. Yüksel Demirkaya (Marmara Üniversitesi) yaptığı açıklamada proje ile İstanbul Büyükşehir Belediyesinde performans izleme ve değerlendirme sisteminin altyapısını oluşturabilecek bir program oluşturulduğunu belirtti. Demirkaya’nın açıklaması aşağıdaki gibi devam etti: Bu sistem ile kurumun üst yönetimi tarafından alınan faaliyet kararlarının ilgili birimlerce yerine getirilmesinde etkinlik, verimlilik ve kalitenin istenen sürede elde edilmesi hedeflenmektedir. Üst yönetimce alınan kararların ilgili birimlerce yerine getiriliş aşamalarının kurum içi performans denetimi kapsamında izlenmesiyle;
- Görevlerin yerine getiriliş sürecinde birimler arasında diyalogun sağlanması,
- Alınan kararların sıkı takibi ile kurumsal disiplinin sağlanması,
- Aynı konunun tekrarlanarak üst yönetimin gündemine gelişinin önlenmesiyle hizmet üretim ve sunumunda gecikmenin önlenmesi,
- Kaliteli hizmetlerin sunumu için bir standardın oluşumuna yönelik sağlam verilerin oluşturulması hedeflenmektedir.
Toplantı Takip Sistemi-Performans Yönetim Sistemi mevcut hali ile Genel Sekreter tarafından verilen ve takip edilmesi istenilen görevlerin yerine getiriliş süreçlerini izleyen ve çeşitli performans raporları üretebilen bir programdır. Ayrıca tematik konu başlıkları (çevre, teknolojik altyapı, eğitim ve bilinçlendirme hizmetleri, kültür ve kent kültürü, alternatif enerji olanakları ve şehir şantiyeciliği gibi ) altında alınan kararlar ve bunların uygulanış süreçleri izlenerek konusuna göre kurum politikasının uygulamaya yansıyışı da izlenebilmektedir.
Bazı düzenlemeler ile söz konusu program ‘yapay zeka’ kavramından hareket ile ‘akıllı sistem’ olarak düzenlenebilir. Yani gerekli verilerin girilmesi ile program kendi değerlendirmelerini yaparak istenilen performans değerlendirme tablolarını üretebilecektir. Kurumsallaşmasını tamamlamış ve stratejik plan ve hedefleri doğrultusunda hareket eden organizasyonların bu tür ‘akıllı sistemler’ kullanması kurumumuzda uygulanmakta olan programın önemini vurgulamaktadır.
Ayrıca geliştirilen program istenildiği taktirde İBB Stratejik Planında ve Performans Programında öngörülen hedeflerin ne ölçüde yerine getirildiğini ölçebilecek ve değerlendirme tabloları sunabilecek formata dönüştürülebilir. Yani yıllık performans programları bu program vasıtasıyla ek bir çalışmaya gerek kalmaksızın elde edilebilecektir. Bu sayede 5216, 5393 ve 5018 sayılı yasalar ile Belediye Başkanına verilen stratejik plan ve performans programlarında öngörülen hedeflerin ne derecede yerine getirildiğinin denetiminin yapılması görevi söz konusu program ile takip edilebilir ve istenilen periyotlarda değerlendirme raporları sunulabilir.